Peoplefone HOSTED Casestudy

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Starting position

Here is an example of some possibilities and the costs of an example company. In the manual you will find the corresponding settings in the virtual PBX peoplefone HOSTED.

Example:

Company Müller AG

The company has 6 employees and needs 6 telephones and 1 fax. 1 employee works half-time from home (second office). The company wants a main number, a fax number and each employee should have their own telephone number.

The sales team wants a direct phone number. For incoming calls, all the telephone sets of the seller should ring at the same time.

The support team only wants an internal speed dial number. For repairs and complaints, the main number is called and then transferred internally. Mrs. Jost is the first port of call. She can solve simple questions herself, otherwise she transfers to the support team. There Mr. Baumann takes over first, then Mr. Rieder and afterwards the sales team. If all are busy or unavailable, the call goes back to the control panel / answering machine.

From Monday - Friday the official office hours are from 08: 00-12: 00 and 14: 00-18: 00. The main number is served by Silvia Jost as the first. Outside the hours, a telephone answering machine is switched on.

On Saturday and Sunday from 07: 00-19: 00 a on-call service will be set up. This first goes to the mobile number of the first employee. If this does not decrease, to the mobile number of the second employee, etc.

The sales team with their own telephone number is always in the morning from 08: 00-12: 00 in the office. After that they are out all afternoon. In the morning, it should therefore ring in the office on all sales staff; In the afternoon on the main number.

The user Peter Meier has the following needs:

  • He wants every call to be redirected to his mobile if he is "offline" or has no internet
  • Er möchte, dass ein Anruf auf das Verkaufsteam weitergeleitet wird, falls er schon am Telefon besetzt ist.
  • He wants a call to be routed to the sales team if he's already on the phone.

The company does not want to buy a new fax because they only receive faxes but do not need to send faxes.

DiagramPeoplefoneHostedMainDemoDiagram de.jpg

Costs

You choose the virtual PBX peoplefone HOSTED. Thus, you have to expect any investments for a server, a new telephone system or installation costs.

You need:

  • Internet connection
  • 6 telephones IP
  • (No fax - there Fax2Email function)
  • Subscription peoplefone HOSTED

Registration - Login

Register at the peoplefone website - Business - Virtual Solution - Registration and Login or below Login

Enter your address details and accept the terms and conditions. You will then receive an e-mail to activate the account. After you have confirmed by clicking on the link, you will receive a welcome e-mail.

With your login e-mail and your own password, you can log in online at any time via the following Login

As a new customer, you first define your needs:

  • Number of users
  • Number of phone numbers
  • Subscription period; Choose here 1 month TEST and you get a first test credit, user and test numbers.

Number of users

Number of phone numbers

Subscription period; Choose here 1 month TEST and you get a first test credit, user and test numbers.

The company has 6 employees and needs 6 telephones and 1 fax. 1 employee works half-time from home. The company wants a main number, a fax number and each employee should have their own telephone number.

Account peoplefone

Profil

The address data including login e-mail and your own password can be changed at any time. Under "Additional Settings" you will find additional options for the administration of the peoplefone account. For example, here you define the number of digits for the internal speed dial number.

ScreenshotPeoplefoneHostedWelcomeScreen de.jpg

Subscription

In "My subscriptions" you will always find an overview of the number of users and phone numbers that have been subscribed and until when the subscription is paid and therefore valid.

You can extend the subscription at any time by credit card or Paypal. With e-banking you have to initiate the payment yourself and it can take up to 4 working days for the bank transfer to arrive at our bank.

ScreenshotPeoplefoneHostedSubscribtions de.jpg

Payment

You can always recharge credit card or Paypal. With e-banking, Postfinance or with a payment slip, you have to initiate the payment yourself and it can take up to 4 working days for the bank transfer to arrive at our bank. For every payment you will find a receipt as PDF for printing.

Call-History

Every call is shown here with duration and tariff. You can transfer an evaluation of a period to Excel yourself.

HOSTED Configuration

User

In the first step, you create a user for each employee with a telephone. The internal speed dial number is automatically assigned by the system or you can define it yourself. You can change the information of the users at any time CIcoPeoplefoneOptionsWheel.jpeg»

You can use the other 3 symbols to set further functions, which are described in the following subsections.

Übersicht aller Benutzer

Bearbeitung der Parameter eines Benutzers


The description "Offline" shows that the associated terminal is not yet configured or not connected. Once your peoplefone HOSTED is set up, all users should be on 'online'.

Forwarding / Voice Mail

Examples:

  1. User Peter Meier wants every call to be redirected to his mobile if he is "offline" or has no internet.
  2. User Peter Meier wants the call to be forwarded to his second office if he does not pick up after 1 minute (60 seconds).
  3. User Peter Meier wants a call to be routed to the sales team if it's already busy on the phone.

If you want to define redirects / voicemail with different times, go to Schedule Routings

Example 3 can not be created until the group "Sales" has been created groups

If you want to change a rule, you have to delete it «IcoPeoplefoneDeleteIcon.jpeg» and add again. You can pause a rule at any time by clicking «IcoPeoplefoneCheck.jpeg» click and again «IcoPeoplefoneReactivateBtn.jpg» click if you want to reactivate it.

With "Voicemail Box" you define your PIN code, the language and the desired option (whether by e-mail and whether to be stored in the voicemail box) and load your own personal announcement (wav.-file). If you do not yet have your own announcement, first activate the voicemail and call yourself and announce your own announcement.


Einstellung der Voicemail eines Benutzers

Personal telephone book

Each user can insert frequently used telephone numbers in their own phonebook.

Persönliches Telefonbuch

Provisioning

Operating Instructions Autoconfiguration Provisioning_ (Autoconfiguration)

Here are some recommended devices for auto-provisioning, i. E. automatically adopt the configuration via the system. All you need to do is connect the device to the Internet and enter the MAC address / serial number.
Provisionierung

Fax zu Email / Email zu Fax

Beispiel: Die Firma wird kein neuer Fax kaufen, da sie nur Faxe erhalten, aber keine Faxe senden müssen.

Somit genügt die „Fax2Email“-Funktion. Ein Fax wird über E-Mail als angehängtes PDF erhalten. Hierzu erstellen Sie einen neuen Benutzer unter -> Benutzer/ Geräte mit dem Namen “Fax”, geben die direkte Faxnummer ein und wandeln das Konto um, indem Sie auf «IcoPeoplefoneOptionsWheel.jpeg». klicken. Sie brauchen nur die „Fax zu Email“-Funktion zu aktivieren. Für die Funktion „Email zu Fax“ (d.h. das Senden von Fax via Email), sollten Sie Ihre Email und ein eigenes Passwort in den obigen Feldern eingeben.


Einstellung für den Benutzer «Fax» mit virtuellem Fax


Beispiel

  • To/A: Geben Sie die Faxnummer an gefolgt von "@p-fax.com" für Schweiz, "@p-fax.de" für peoplefone Deutschland und "@p-fax.at" für peoplefone Österreich; Sie können mehrere Empfänger eingeben.
  • Cc und Bcc Diese Felder werden nicht berücksichtigt
  • Betreff: Geben Sie hier das eigene Passwort

Sie können nun einen E-Mail Text schreiben und PDF-Dateien anhängen, die Sie möchten. Sie können mehrere PDFs senden. Die Limite ist 20 MB pro PDF-Datei und maximal 30 MB pro E-Mail

Beispiel: Senden von Fax mit E-Mail

Gruppen

Gruppen hinzufügen
  • Beim erstellen einer Gruppe, müssen Sie einen Gruppen-Namen definieren
  • Die Gruppen Beschreibung hilft Ihnen die Gruppe zu einem späteren Zeitpunkt identifizieren.
  • Die Gruppen ID können Sie je nach Planung Ihres Call-Flow selber bestimmen
  • Beim erstellen der Gruppe ist zu definieren, ob es sich um ein Ring-Ruf an alle, oder ob alle Teilnehmer Nacheinander abgerufen werden sollen. Diese Einstellung muss zu Beginn definiert und kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

ohne|File:Peoplefone HOSTED Gruppe hinzufügen.PNG|755x755px


Gruppen --> One by One

Die Funktion One by One, können Sie einsetzen, wenn Sie zum Beispiel mehrere Gruppen hintereinander schalten möchten. Wenn Sie die Gruppe als One by One erstellt haben, stehen Ihnen die Erweiterte Gruppe nicht zur Verfügung.

ohne|File:Peoplefone HOSTED Gruppe bearbeiten.PNG|908x908px

  • Wenn Sie mehrere Gruppen nacheinander Abrufen möchten, könne Sie hier bis zu max. 15 (User, Gruppen, Time-Routing, IVR, Manual Routing, Other Numbers) hinterlegen.
  • Und sollten alle diese Schaltungen nicht erreichbar sein, können Sie noch zusätzlich einen Überlauf definieren (Routen).
  • Außer dem haben Sie die Möglichkeit anzugeben, ob ein Verpasster Anruf angezeigt werden soll oder nicht.
  • Mit der Zeitangabe, geben teilen Sie dem System mit, wie lange es am jeweiligen Ort läuten soll.


Gruppe Erweitert --> Ring All

Wenn Sie die Gruppe als „Ring All“ definiert haben, dann stehen Ihnen insgesamt vier bis zu vier Stufen zu Verfügung, das bedeuten, dass wenn eine Stufe nicht erreichbar ist, geht es das System zu nächsten Stufe, resp. nimmt die nächsten Teilnehmern hinzu. Dies vereinfacht Ihnen einen Call-Flow ab zu bilden.
ohne|File:Peoplefone HOSTED Gruppe RingAll.PNG|897x897px
Zu beachten ist:

  • Die Erweiterte Gruppe (Standard – Schritt3) wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie beim Erstellen der Gruppe „Ring All“ ausgewählt haben.
  • In der Default-Stufe, können Sie im Routing (User, Gruppen, Time-Routing, IVR, Manual-Routing und Other Numbers), bis maximal 10 hinzugefügt werden.
  • Ab Schritte 1-3, können keine Gruppen und nur bis maximal vier Routings hinterlegt werden.
  • Sie können definieren, nach wie vielen Sekunden diese Schaltung greifen soll (5-65 Sekunden).
  • Sie haben die Möglichkeit zu definieren, ob verpasste Anrufe angezeigt werden sollen.



Fallbeispiel Gruppen

Übersicht Gruppen


Die Gruppe “Support” wurde folgendermassen erstellt


Beispiel: Das Verkaufsteam möchte eine direkte Telefonnummer. Bei ankommenden Anrufen sollen alle Telefonapparate der Verkäufer gleichzeitig läuten. Das Support-Team braucht nur eine interne Kurzwahlnummer. Bei Reparaturen und Reklamationen wird auf die Hauptnummer angerufen. Frau Jost ist die erste Anlaufstelle. Sie kann einfache Fragen selber lösen, ansonsten transferiert sie an das Support-Team. Dort übernimmt Herr Baumann zuerst, dann Herr Rieder und danach das Verkaufsteam. Falls alle besetzt oder nicht erreichbar sind, geht der Ruf an die Zentrale/Telefonbeantworter zurück.


Zusatz-Optionen Zielnummer

Diese Option kommt nur zur Anwendung, falls die obigen Benutzer nicht einen Anruf abnehmen. Der Anruf wird danach an den « Zielnummertyp » weitergeleitet.

Overflow optionen


Zusatz-Optionen

Für eine Gruppe können weitere Zusatz-Optionen definiert werden. Diese kommen zur Anwendung , wenn der Anruf weitergeleitet wird.

Zusatz - Optionen

  • Fakturierte SIP Linie: definiert auf welche Linie der Anruf belastet wird.
  • Weiterleitung folgen: Mit “Ja” wird der Anruf weitergeleitet. Mit “Nein” wird der Anruf beendet; auch wenn schon irgendwo eine Weiterleitung definiert war.
  • Anzeige Modus vom CLI: Eine Auwahl der Anzeige kann eingestellt werden.


Zeitplan Routings

Beispiel:

Von Montag –Freitag sind die Bürozeiten von 08:00-12:00 Uhr und 14:00-18:00 Uhr. Die Hauptnummer wird von Silvia Jost als erste bedient. Ausserhalb der Zeiten ist der Telefonbeantworter eingeschaltet. Samstag und Sonntag von 07:00-19:00 Uhr wird ein Pikettdienst eingerichtet. Dieser geht zuerst auf die Handynummer des ersten Mitarbeiters. Falls dieser nicht abnimmt, auf die Handynummer des zweiten Mitarbeiters, etc. Das Verkaufsteam mit der eigenen Telefonnummer ist immer morgens von 08:00-12:00 Uhr im Büro. Danach sind sie den ganzen Nachmittag unterwegs. Für das Verkaufsteam wird ein separates Time-Routing erstellt. Montags bis Freitags um 08:00 bis 12:00 Uhr wird ein Anruf auf die Verkaufsgruppe geleitet. Ausserhalb dieser Zeiten wird der Anruf an die Hauptnummer weitergeleitet und wird dort wie ein Anruf an die Hauptnummer im Time Routing der Hauptnummer behandelt.

Zeitbereiche definieren

Zuerst müssen Sie die gewünschten Zeitbereiche/Zeitfenster definieren. Klicken Sie auf die Wochentage und die Quadrate, um den Zeitbalken zu definieren.

Am Beispiel werden die Bürozeiten Vormittag und Nachmittag, die Bürozeiten Vormittags und das Wochenende Pikettzeit definiert.


Zeitplan Routing definieren

Hier werden nun die Regeln für dieses Beispiel festgelegt.

Für die Hauptnummer muss zuerst ein Benutzer erstellt werden. Gehen Sie auf  -> HOSTED Konfiguration  -> Benutzer -> Benutzer hinzufügen. Als Name geben wir “Hauptnummer –Voicemail” ein. Geben Sie dort keine direkte Telefonnummer ein. Aktivieren Sie dort nur die Voicemail mit der Regel “sofort”.


Für das Pikett wird eine weitere Gruppe erstellt. Gehen Sie auf -> Gruppen -> Hinzufügen. Als Name geben wir “Pikett” ein und füllen in der gewünschten Reihenfolge die Handynummern der Mitarbeiter aus.

Tipp: Bei der Dauer der Zielnummer achten Sie darauf, ob dies eine VoIP-Nummer oder eine externe Festnetz/Mobil-Nummer ist. Bei externen Nummern kann der Aufbau des Anrufes bereits 4-5 Sekunden dauern (bis es beim Angerufenen läutet). Somit rechnen Sie bei externen Telefonnummern mit mindestens 20 Sekunden.


Erstellung der Gruppe "Pikett": Wir empfehlen mind. 20 Sekunden!


Sie geben hier die direkte Hauptnummer ein.

Für die Zielnummern nehmen Sie nun die Zeitbereiche und definieren die Regeln. Zu den Bürozeiten (“Bürozeiten VM/NM”) nimmt die Sekretärin Silvia Jost das Telefon ab. Am Samstag/Sonntag geht es ins Pikett (“Wochenende Pikett”). Ausserhalb dieser Zeiten geht es an den Telefonbeantworter.

Erstellen Sie nun das erste Zeitplan Routing folgendermassen


Nun können Sie das zweite Zeitplan Routing für das Verkaufsteam erstellen. Hier wird die direkte Telefonnummer für den Verkauf eingegeben. Zu Bürozeiten Vormittags gehen alle ankommenden Anrufe direkt an das Verkaufsteam. Danach an die Hauptnummer. Bei der Hauptnummer wird dann die erste Zeitplan Routing Regel in Anwendung gebracht. Somit würde “Zeitplan Routing” bei der Standard Zielnummer-Typ eingegeben.

Zweites Routing für Verkaufsgruppe.


Time-Routings der Nummer zuweisen

Gehen Sie nun, unter HOSTED Konfiguration, auf "Telefonnummer(n) zuweisen".

Wählen Sie nun für die Hauptnummer ein von Ihnen definiertes Time-Routing aus, um das Time-Routing zu aktivieren.

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Telefonnummern

In der Übersicht finden Sie alle Telefonnummern für ankommende Anrufe und die entsprechende Zuteilung auf die Benutzer/Geräte oder Gruppen. Sie können die Zuteilungen jederzeit unter dem jeweiligen Kapitel («HOSTED Konfiguration» «Benutzer») bei jedem Benutzer ändern. Achten Sie bei jeder Änderung auch auf die entsprechende angezeigte Telefonnummer für ausgehende Anrufe.

Firma Telefonbuch

Hier kann das Firmen-Telefonbuch eingegeben werden. Der Vorteil ist, dass die Telefonnummern direkt über den Telefonapparat ausgewählt werden können. Sie können auch die Kontakte aus einer Excel-Datei importieren. Damit Sie das Firmentelefonbuch nutzen können, müssen Sie sicherstellen, dass LDAP aktiviert ist. Nach der Aktivierung müssen Sie das Telefon neu starten, damit die notwendigen Einstellungen übernommen werden. Es können maximal 3000 Einträge erstellt werden.

So können Sie LDAP in peoplefone HOSTED aktivieren.

Firma Telefonbuch


Wartemusik

Sie können eine Wartemusik definieren. Der Anrufende wird diese Musik hören, wenn Sie ihn auf “Warten” setzen. Sie können wav- und mp3-Dateien nutzen. Die maximal erlaubte Dateigrösse ist 16 MB.

Datei:Music_on_Hold.PNG


Telefonkonferenz

Für ein Telefongespräch mit mehreren Teilnehmern können Sie die Telefonkonferenz-Funktion für einen bestimmten Zeitraum aktivieren. Sie erhalten alle dieselbe Einwahlnummer, eine Konferenz-Nummer und eine Konferenz-PIN. Alle Teilnehmer wählen sich bei dieser Einwahlnummer ein und zahlen ihren Anbietern den entsprechenden lokalen Festnetztarif (unter peoplefone Mitgliedern kostenlos). Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Teilnehmer.


Legende

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IcoPeoplefoneOptionsWheel.jpeg Konfiguration eines Benutzers (Name, Login, Fax2Email, …)
IcoPeoplefoneRedirectionBtn.jpeg Weiterleitung/Voicemail eines Benutzers
IcoPeoplefonePhoneBookBtn.jpeg Konfiguration des Telefonbuchs
IcoPeoplefoneSettingsBtn.jpeg Konfiguration Geräte (Provisionierung und SIP Daten).
IcoPeoplefoneUserImpersonationBtn.jpeg Einlog-Daten als Benutzer